Lebendige Begegnung

Veranstaltungen sind eine Form persönlicher Begegnung. Oft ist die Begegnung sehr einseitig: Der Vortragende trägt vor, das Podium diskutiert; das Publikum lauscht mehr oder weniger ergriffen. Wie gestaltet man Kongresse und Tagungen lebendig? Diese Frage stellen sich fast alle Veranstalterinnen und Veranstalter. Häufig stellen sie diese Frage auch uns. Ein wichtiger Teil der Antwort: „mit interaktiven Veranstaltungsformaten“.

Eva-Maria Feuerstein, Projektleiterin vieler Kongresse und Tagungen, und Ursula Kaufmann, erste Ansprechpartnerin für viele Kunden von Kongresskultur Bregenz, haben die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengestellt.

Was ist mit „interaktiven Veranstaltungsformaten“ gemeint? Welche Formate gibt es überhaupt? 

Interaktive Formate verändern den Ablauf und die Spielregeln von Veranstaltungen oder einzelnen Teilen davon. Sie sind aus der Erfahrung entstanden, dass der lebendige Austausch wesentlich zum Gelingen einer Veranstaltung beiträgt. Bekannte Beispiele für solche Veranstaltungsformate sind etwa Open Space, World Café, Fishbowl, Barcamp, Pecha Kucha, Round Table oder Ge(h)Spräche. Es gibt aber darüber hinaus eine riesige Vielzahl weiterer Möglichkeiten.

Wann sollte ich über den Einsatz interaktiver Formate nachdenken?

Immer wenn das Ziel der Veranstaltung Austausch, Vernetzung, gegenseitiges Lernen oder das Einbringen der Teilnehmenden ist, dann sind interaktive Formate sinnvoll. Also eigentlich fast immer 😊

Was bringen mir interaktive Formate? Welchen Nutzen haben sie und warum ist Partizipation wichtig?

Sie bieten Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Möglichkeit, sich aktiv an der Veranstaltung zu beteiligen und erhöhen dadurch die Chance, neues Wissen für die gesamte Teilnehmerschaft zu generieren. Dazu gehört, manchmal seine Komfortzone zu verlassen.

Die Idee: Jeder und jede ist auf eine bestimmte Art und Weise und für ein Gebiet Experte oder Expertin. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bringen diese Expertise ein, und können so ihr Wissen weitergeben. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehen mit einer positiven Erfahrung nach Hause. Die Ergebnisse werden besser.

„Partizipation und Interaktion sind heutzutage wichtige Gestaltungsprinzipien für Veranstaltungen“, bestätigt Dr. Lukas Zenk, Professor an der Donau-Universität Krems, Impulsgeber beim micelab:bodensee und Kooperationspartner von Kongresskultur Bregenz. Der Wissenschaftler beschäftigt sich intensiv mit der Wirkung neuer Methoden: „Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können damit ihre Interessen artikulieren, ihre Erfahrungen und Wertvorstellungen in die gemeinsame Arbeit einbringen. Sie können durch einen Rollenwechsel selbst zu Gestaltern und Experten werden und für sie selbst relevante Inhalte beisteuern. So machen sie sich die Vorhaben zu eigen und übernehmen später Verantwortung für den Erfolg ihrer Aufgaben.“

Weshalb werden interaktive Formate immer wichtiger?

Vorträge und Präsentationen kann man sich heute bequemer und kostensparender zuhause oder am Arbeitsplatz via Internet ansehen. Die persönliche Begegnung vor Ort muss demgegenüber einen Mehrwert bieten: den lebendigen Austausch. Es braucht deshalb eine ausgewogene Mischung zwischen inhaltlichen Impulsen durch exzellente Vortragende und der Beteiligung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Meine Veranstaltung funktioniert in der bewährten Art und Weise. Warum Neues ausprobieren?

Wenn Sie Ihre Ziele mit den bestehenden Mitteln erreichen, besteht natürlich keine Dringlichkeit, das Konzept grundlegend zu ändern. Denken Sie einfach rechtzeitig voraus: Wie verändern sich die Ansprüche meiner Teilnehmerinnen und Teilnehmer? Was haben sie für Erwartungen? Sie können Ihr Veranstaltungskonzept nach und nach anpassen, etwa jedes Jahr eine kleine Neuerung probieren. So bleibt auch Ihre Veranstaltung lebendig und ist nicht eine Wiederholung des Immergleichen. Viele Menschen können mit Veränderung besser umgehen, wenn sie in kleinen Schritten erfolgt.

Wer gibt mir Sicherheit, dass das Partizipative gelingt?

Partizipative Formate und Konzepte selbst auszuprobieren, hilft einzuschätzen, wie man sich als Teilnehmerin oder Teilnehmer fühlt. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Kongresskultur Bregenz stehen zur Verfügung und können an vielen Beispielen erzählen, was gut funktioniert und worauf Sie achten sollten.

Wer hilft mir in der Konzeption einer Veranstaltung? Worauf muss ich achten?

Kongresskultur Bregenz bietet „Event Planning Sprints“ an. Ein möglichst heterogenes Team entwickelt dabei in kurzer Zeit mit Design-Thinking-Methoden Ihr Veranstaltungskonzept weiter. Durch die intensive Beteiligung im micelab:bodensee verfügt Kongresskultur zudem über ein großes Netzwerk an professionellen Mitgestaltern und Impulsgebern.

Einer der wichtigsten Grundsätze der Moderationsmethode Art of Hosting lautet „Be overprepared and understructured.“ Das heißt, eine gute intensive Vorbereitung garantiert eine reibungslose Umsetzung.

Wo und wie kann ich mich inspirieren lassen?

In vielen Fällen besteht die Möglichkeit, fremde Veranstaltungen im Festspielhaus zu besuchen – Sightseeing quasi. Wir organisieren das gerne für Sie. Convention Partner Vorarlberg organisiert jährlich das Convention Forum, das sich mit dem Veranstaltungsdesign beschäftigt und dabei selbst neue Formate ausprobiert. Auch das micelab:bodensee forscht zur Begegnungskultur bei Veranstaltungen und lädt zur Teilnahme ein. Bei der Convention4u, dem jährlichen Branchentreffen organisiert vom Austrian Convention Bureau, kommen verschiedene Veranstaltungsformate zum Einsatz. Und natürlich finden Sie im Internet viele Berichte und Videos über inspirierende Veranstaltungen.

(wp - pzwei)