Die Komplexität in der Eventplanung steigt, ebenso die Ansprüche der Teilnehmenden. Umso wertvoller ist die Kollaboration mit engagierten und professionellen Mitdenker:innen.
Dort, wo alle Fäden im Festspielhaus zusammenlaufen, wenn es um die Organisation von Veranstaltungen geht, ist Katharina Bonat anzutreffen. Wie es ihr gelingt, den berühmten roten Faden nicht zu verlieren und gemeinsam mit den Veranstalter:innen sinnstiftende Events zu schaffen, hat sie uns verraten:
Interview mit Katharina Bonat
Katharina, du bist seit 2 Jahren Projektleiterin im Festspielhaus Bregenz. Was sind deine Hauptaufgaben?
Ich begleite unsere Kund:innen bei der gesamten Veranstaltungsplanung und -umsetzung. Das beginnt beim ersten Gespräch, geht über die individuelle, intensive Beratung und der Angebotserstellung bis zur tatsächlichen Durchführung des Events vor Ort.
Das klingt sehr spannend. Was schätzt du am meisten an deiner Arbeit?
Die Abwechslung schätze ich am meisten, da ich eine breite Palette an Veranstaltungen betreue, von kulturellen Anlässen bis zu Tagungen und Messen. Mein Arbeitstag ist nie eintönig, es kommt immer Neues auf mich zu, denn alle Veranstaltungen sind einzigartig. Außerdem ist mir Teamwork sehr wichtig. Erst vor kurzem bei der STAGE Bregenz haben wir wieder gemerkt, dass wir grandios aufeinander abgestimmt sind. Die Spontanität, die wir dadurch den Kund:innen bieten können, zeichnet uns aus.
Du betreust in diesem Jahr sehr unterschiedliche Veranstaltungen, die aber alle in der Planung sehr komplex sind.
Ja, das stimmt. Das war die STAGE Bregenz, eine Kunstmesse, die im Februar im Festspielhaus stattgefunden hat. Im Mai stehen außerdem das mehrtägige DestinationCamp und The best place to live auf dem Programm.
Bei Kongressen, Tagungen oder auch Messen ist das Veranstaltungsdesign wesentlich. Inwieweit bist du als Projektleiterin involviert in die Konzeptionierung der Events?
Oft werden wir schon früh involviert, schon bevor der Rahmen der Veranstaltung steht. Die Kund:innen brauchen von uns Raumpläne und Einschätzungen zur Kapazität und den Möglichkeiten. Eine Begehung vor Ort ist ideal, um ein Gefühl für das Event zu bekommen – oft ist die Überraschung groß, was wir alles realisieren können.
Welche Herausforderungen ergeben sich in Bezug auf die Dramaturgie der Veranstaltung? Nicht nur der Inhalt soll gut transportiert werden, das Konzept soll auch durchgängig sein. Wie schafft man es, den roten Faden, der sich durchziehen sollte, nicht zu verlieren?
Mit guter Kommunikation von Anfang an! Manche Veranstalter:innen betreten bereits mit einer klaren Vision unser Haus und suchen nach Möglichkeiten, diese Vision bestmöglich umzusetzen. In solchen Fällen liegt die Herausforderung darin, die Wünsche zu verstehen, zu interpretieren und sie in ein überzeugendes Veranstaltungskonzept zu integrieren. Andererseits erleben wir es auch, dass Planer:innen ohne konkrete Vorstellungen zu uns kommen. Dann entwickeln wir gemeinsam mit professionellem Veranstaltungsdesign eine maßgeschneiderte Lösung, die den Erwartungen und Anforderungen gerecht wird. Unser Ziel ist es, zu unterstützen, Ideen zu konkretisieren und gleichzeitig innovative Elemente einzubringen, um miteinander eine lebendige, sinnstiftende Veranstaltung zu schaffen.
Bei Veranstaltungen mit Mehrwert geht es viel um Austausch, um gemeinsames Arbeiten an relevanten Themen. Wie sind deine Erfahrungen mit Veranstaltungsformaten wie Pecha Kucha oder dem World Café?
Das wird immer wichtiger. Es ist auffallend, dass die Teilnehmenden immer mehr miteinbezogen werden, da es die Veranstaltungen auflockert und lebendiger macht.
Verrätst du uns dein Lieblingsformat?
Die FishBowl-Methode ist ein super Format. Jede:r kann sich einbringen, niemand wird aber gezwungen. Oft ist es so, dass die unterschiedlichen Persönlichkeiten der Teilnehmenden nicht berücksichtigt wird, das ist beim FishBowl anders.
Gibt es ein Patentrezept für erfolgreiche Veranstaltungen?
Nein, das würde ich nicht sagen, da der Erfolg natürlich von verschiedenen Faktoren abhängt. Jede Veranstaltung ist einzigartig, es gibt nicht den einen Leitfaden, den man verfolgen kann oder sollte. Es gibt jedoch gut bewährte Prinzipien und Methoden, die helfen. Klare Ziele und die genaue Kenntnis der Zielgruppe sind entscheidend, ein kreatives Konzept sorgt dafür, dass die Veranstaltung im Gedächtnis bleibt. Gleichzeitig ist eine sorgfältige Budgetplanung unerlässlich, um die Finanzen im Blick zu behalten. Eine enge Zusammenarbeit mit allen Partner:innen und eine offene Kommunikation sowie die Fähigkeit zur Anpassung sind ebenfalls wichtige Faktoren.
Die Veranstaltungsplanung wird immer komplexer und die Anforderungen steigen. Wie bleibt ihr im Veranstaltungsteam up-to-date?
Wir lernen durch jede Veranstaltung, die bei uns stattfindet. Wenn ein neues Konzept bei uns umgesetzt wird, können wir anschließend andere Kund:innen dahingehend beraten. Außerdem nehmen wir jedes Jahr an der c4u (das Tagungslabor des Austrian Convention Bureau) und an den Lernmodulen des micelab:bodensee teil und lernen dort neue Formate kennen.
Gibt es eine Wunschveranstaltung, die du gerne mal umsetzen würdest?
Ja, ich würde gerne einmal ein richtig großes Konzert oder eine Tanzshow organisieren, etwas mit viel Action.
(uk) / 11.04.2024
